この記事は2025年4月時点の情報に基づいています
この記事では、スモールビジネス向けの、おすすめの超効率化パスワード管理方法をご紹介します。
昨今はSaaSの利用が当たり前になり、いろいろなシステムごとにたくさんのパスワードを管理する必要があります。このような環境ですと、「強力なパスワードを設定したのに付箋に書いて貼っている社員がいる」「毎月のパスワード変更が業務の妨げになっている」といったことがよく起こります。本記事では、このように本末転倒とならないよう、効果的なパスワードの管理方法と、よくある間違った対策について解説します。
パスワード管理の現状と課題
多くの組織でセキュリティ向上のために厳格なパスワードポリシーを導入しています。ですが、実は「厳しすぎるルール」が逆効果になっていることがあります。
NIST（米国国立標準技術研究所）の最新ガイドラインでも、従来の「複雑で頻繁に変更するパスワード」より「長くて覚えやすいパスワード」が推奨されています。これは現場の実態を反映した結果なのです。
よくある「逆効果」な対策
1. 過度な複雑性の要求
よくある設定：
- 12文字以上の長さ
- 大文字・小文字・数字・記号をすべて含む
- 辞書単語の使用禁止
発生する問題：
- パスワードを覚えられず付箋などに書いて端末の近くに貼る
- 同じ、または似たパスワードの複数システムでの使い回し
- パスワードがわからなくなったといった問い合わせの増加によるIT部門の負担
2. 頻繁なパスワード変更要求
よくある設定：
- 毎月のパスワード変更を強制
- 過去のパスワードの再利用禁止
発生する問題：
- 変更したパスワードがわからなくなりがち
- 単純なパターン変更をしてしまう（例：Password1、Password2...）
- システムごとの更新タイミングのズレによる混乱
3. 画一的なポリシーの強制
よくある設定：
- すべてのシステムに同じ複雑性を要求
- 重要度に関わらず同じルールを適用
発生する問題：
- さほど重要でないもののためにパスワード管理に無駄な時間を要する
- 業務効率の著しい低下
- ユーザーの不満と対策の形骸化
おすすめのパスワード管理方法
1. パスワード管理ツールの導入
最もおすすめなのは、専用のパスワード管理ツールを導入することです。これにより
- 複雑なパスワードを自動生成できる
- 一元管理でたくさんのパスワードを覚える必要がなくなる
- 安全な共有機能でチーム内での情報共有が可能に
おすすめのパスワード管理ツール：
- 1Password（ワンパスワード）- 使いやすいインターフェース
- Bitwarden（ビットワーデン）- オープンソースで安価
- LastPass（ラストパス）- ビジネス向け機能が充実
1Passwordはソースネクストから公式サイトより安いという3年版も販売されています。(個人向け、ファミリー向けのみ）
2. リスクベースのルール設定
システムの重要度に応じた分類を行いましょう。 以下はあくまでも例ですが、重要度に応じて認証方法をより高度なものを使用するようにしましょう。
重要システム（人事・経理など）：
- より強力な認証要件
- 多要素認証（MFA）の導入
- 厳格なアカウントロック設定
一般業務システム：
- 現実的な複雑さ要件
- パスワード変更頻度の緩和
- 使いやすさの重視
3. 多要素認証の活用
多要素認証とは、英語ではMulti-Factor Authenticationで、略してMFAと表記されることが多いです。
ちょっと専門的な話になりますが、認証に利用する要素は「記憶」「所持」「生体」の3つに分類されています。これらの複数の要素を利用する認証方法を多要素認証と呼びます。
例えばパスワードは覚えるものですので、「記憶」にあたります。この記憶に加え、「所持」や「生体」の情報を利用すると多要素認証となります。より具体的には、「所持」はIDカードやセキュリティキー、ワンタイムパスワード生成機などが使用され、生体は指紋や顔、網膜などを利用するものがあります。
パスワードだけに頼らない認証方法を導入することで、セキュリティを大幅に向上できます。多要素認証が利用できるシステムでは、ぜひ積極的に利用していきましょう。
- スマートフォンのアプリによる認証
- セキュリティキーの活用
- 生体認証との組み合わせ
ちなみに、古いシステムでよく見かける「秘密の質問」は、パスワードと同じく記憶情報なので、パスワードと秘密の質問を組み合わせた認証は多要素認証にはなりません。このような認証方式は「2段階認証」と呼ばれます。秘密の質問は多くの場合個人情報（出身地や学校など）を利用していることから、情報漏洩があった場合の安全性には疑問があります。このため、現在では推奨されない認証方法となっています。
パスワード管理ツールの選び方
パスワード管理ツールを選ぶ際は、以下のようなポイントについて自身のユースケースと照らし合わせて、比較検討してみましょう。
- セキュリティ機能
- 暗号化方式
- 多要素認証対応
- セキュリティ監査の有無
- 使いやすさ
- ブラウザ連携
- モバイル対応
- 自動入力機能
- 共有機能
- チーム間共有の柔軟性
- 権限設定の細かさ
- 緊急アクセス機能
- コスト
- 個人/ビジネス料金プラン
- ユーザー数による変動
- 追加機能の費用
具体的なパスワード作成テクニック
パスワード管理ツールを導入した場合は、通常管理ツールが自動生成したパスワードを使用していれば良いと思います。ですが、何らかの理由で手動で設定する場合は、以下の方法を参考にしてください。
覚えやすく強力なパスワードの作り方
- フレーズベースのパスワード（パスフレーズ）
- ランダムに選んだ言葉や文を元に作成
- 例：辞書を適当に開いて、開いたページの単語を1つ選び、それを何回か繰り返しフレーズを作る
- ランダムな単語なので覚えにくいかもしれませんが、ランダムな英数字記号を覚えるよりは簡単なはずです。
- パターン化されたシステム別パスワード
- 基本となるパスワードにシステム名を組み込む
- 例：基本のパスワードが「Coffee2025!」の場合、Googleなら「GoCoffee2025!gle」といったようにシステム名を混ぜる
- 注意：基本のパスワードはこの例だと簡単なので、1のパスフレーズを利用するなど、もっと推測されにくいものにしましょう。
- 語呂合わせのパスワード
- 覚えやすい文章の頭文字を使用
- 例：「富士山は標高3776mの火山で、日本一の高さです」→「fjhh3776mnkdn1ntd」
企業におけるパスワードポリシーの見直し例
Before：一般的なポリシー
- 12文字以上
- 大文字小文字数字記号必須
- 毎月変更
- 過去12回分使用禁止
結果： メモの横行、サポート負担増、セキュリティ意識の低下
After：現実的なポリシー
- 16文字以上のパスフレーズを推奨
- 多要素認証の導入
- パスワード管理ツールの活用
- パスワード変更は、漏洩事故等が発生、またはその疑いがあるときのみ
結果： 遵守率向上、サポート負担軽減、実質的なセキュリティ向上
まとめ：バランスの取れたパスワード管理を
効果的なパスワード管理は、セキュリティと利便性のバランスが重要です。システムの重要度に応じた適切なルール設定と、現実的な運用方法の採用が、結果として組織全体のセキュリティ向上につながります。
おすすめのアプローチ：
- パスワード管理ツールを導入する
- 多要素認証を活用する
- システムの重要度に応じたポリシーを設定する
- 定期的なセキュリティ教育を実施する
当社では、パスワードポリシーの見直しから、多要素認証の導入、パスワード管理ツールの選定といったセキュリティに関する実践的なアドバイスを提供しています。まずは以下の問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。