クラウドストレージ、本当に必要？導入すべき条件と「使わなくてもOK」なケースを徹底解説

この記事では、クラウドストレージを導入すべき条件と、実は使わなくても問題ないケースについて解説します。

「うちもそろそろクラウドストレージを導入したほうがいいのかな…」と漠然と考えていませんか？「周りの会社が使っているから。」「なんとなく時代遅れな気がするから。」という理由で導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

クラウドストレージは便利なツールですが、すべての会社に必要なわけではありません。今回は「本当にあなたの会社に必要なのか」を判断するための条件を整理してみました。

クラウドストレージが「必要」になる条件

まず、クラウドストレージを導入したほうがメリットが大きいケースを見ていきましょう。

条件1：外部パートナーとのファイル共有が頻繁にある

取引先やフリーランスの方とファイルをやり取りする機会が多いなら、クラウドストレージは強い味方になります。

メールにファイルを添付する方法だと、容量制限に引っかかったり、「どれが最新版？」と混乱したりしがちですよね。クラウドストレージなら共有リンクを送るだけで済みますし、相手が編集した内容もリアルタイムで反映されます。

特に以下のような業務が多い場合は導入効果が高いです。

• デザインデータや動画など大容量ファイルのやり取り
• 複数人で同じ資料を編集する共同作業
• 見積書や契約書など、バージョン管理が重要な書類の受け渡し

条件2：リモートワーク・テレワークを実施している

社員が自宅やカフェなど、オフィス以外の場所で働くことがあるなら、クラウドストレージはほぼ必須と言ってもいいでしょう。

「会社のパソコンにしかファイルがない」という状態だと、リモートワーク中に必要な資料を確認できません。VPN（仮想プライベートネットワーク）を使って社内サーバーにアクセスする方法もありますが、設定が複雑でスモールビジネスには少々ハードルが高いのが正直なところです。

クラウドストレージなら、インターネット環境さえあればどこからでもファイルにアクセスできます。急な在宅勤務が必要になったときも慌てずに済みますよ。

条件3：複数拠点・複数デバイスで仕事をしている

本社と支店がある、あるいは社員がスマートフォンやタブレットでも仕事をする、といった環境では、クラウドストレージの恩恵を大きく受けられます。

例えば営業担当が外出先でスマートフォンから提案資料を確認したり、出張先のホテルでノートパソコンからデータを更新したり。「あのファイル、会社に置いてきちゃった…」というトラブルを防げます。

条件4：データのバックアップ・災害対策を強化したい

「パソコンが壊れたら、今までのデータが全部消える」という状態は、ビジネス上のリスクとしてかなり大きいですよね。

クラウドストレージにデータを保存しておけば、パソコンの故障はもちろん、火災や水害などの災害時にもデータを守れます。事業継続計画（BCP）の観点からも、重要なデータのクラウド保存は検討する価値があります。

クラウドストレージが「不要」かもしれないケース

では逆に、無理にクラウドストレージを導入しなくても問題ないケースも見ていきましょう。

ケース1：社内のみで完結し、全員が同じオフィスにいる

ファイル共有が社内メンバーだけで完結していて、全員が毎日同じオフィスに出勤しているなら、社内のファイルサーバーやNAS（ネットワーク接続ストレージ）で十分かもしれません。

NASとは、ネットワークに接続して複数人でファイルを共有できるストレージ機器のこと。初期費用はかかりますが、月額料金が発生しないので、長期的に見るとコストを抑えられる場合があります。

ケース2：扱うデータのセキュリティ要件が非常に厳しい

業種や契約によっては、「データを社外のサーバーに置いてはいけない」という制約がある場合もあります。

もちろん主要なクラウドストレージサービスは高いセキュリティ水準を持っていますが、取引先との契約で「オンプレミス（自社管理のサーバー）限定」と定められているケースでは、クラウドストレージは選択肢から外れます。

ケース3：データ量が少なく、既存の方法で困っていない

「共有するファイルは週に数件程度で、メール添付で問題なく回っている」という状況なら、あえてクラウドストレージを導入する必要はないかもしれません。

現状で業務がスムーズに回っているのに、新しいツールを導入すると、使い方を覚える手間や、慣れるまでの混乱が発生します。「困っていないものを変える必要はない」というのも、立派な判断です。

ケース4：月額コストを払い続けるのが負担

クラウドストレージは多くの場合、月額または年額の利用料がかかります。Google WorkspaceやMicrosoft 365のようなビジネス向けプランだと、1人あたり月額1,000円〜2,000円程度が目安です。

5人で使えば毎月5,000円〜10,000円、年間で6万円〜12万円の出費になります。この金額を払うだけの価値があるかどうかは、導入効果と照らし合わせて慎重に判断したいところです。

ケース5：大容量データを頻繁に扱う業務

動画編集、3DCGレンダリング、CAD設計など、1ファイルが数GB〜数十GBになるような業務では、クラウドストレージがかえって足かせになることがあります。

理由はシンプルで、インターネット回線の速度がボトルネックになるからです。

最近のオフィスでは1Gbpsクラスの光回線も珍しくありませんが、実際の転送速度は理論値通りにはいきません。回線の混雑状況、クラウドサービス側の帯域制限、同時接続数などの影響で、大容量ファイルのアップロード・ダウンロードには想像以上に時間がかかることがあります。また、頻繁に大量のデータ転送を行っていると、プロバイダから帯域制限を受ける可能性もあり、他の業務にも支障が出てしまいます。

私たちも以前、クラウドレンダリングサービスを運用していた経験がありますが、大容量データの転送時間は常に課題でした。こうした業務では、高速なローカルストレージ（SSDやNAS）を使い、必要なものだけをクラウドに同期する、という使い分けのほうが効率的です。

また、大容量データを大量に保存するとなると、クラウドストレージの月額料金も跳ね上がります。1TB、2TBと容量が増えるごとに料金プランも上位になるため、コスト面でも注意が必要です。

判断に迷ったときのチェックリスト

以下の項目に3つ以上当てはまるなら、クラウドストレージの導入を前向きに検討してよいでしょう。

• 取引先や外部パートナーとファイル共有する機会が週に複数回ある
• リモートワークを現在実施している、または今後予定している
• 社員がスマートフォンやタブレットで業務資料を確認することがある
• 「あのファイルどこだっけ？」という探し物に時間を取られている
• パソコン故障時のデータ消失リスクに不安を感じている
• メール添付のファイル容量制限に困ったことがある

逆に、1つも当てはまらない場合は、今すぐ導入する必要はないかもしれません。

まとめ：「なんとなく」ではなく、目的を明確に

クラウドストレージは確かに便利なツールですが、導入すれば自動的に業務効率が上がるわけではありません。大切なのは「自社の業務で本当に必要か」を見極めることです。

外部共有やリモートワークが多いなら投資価値は高いですし、社内完結でオフィス固定なら他の選択肢もあります。「周りが使っているから」ではなく、自社の状況に合わせて判断してくださいね。

もし「うちの場合はどうだろう？」と判断に迷ったら、お気軽にご相談ください。スモールビジネスの視点で、最適な選択肢を一緒に考えましょう。